system do głosowań elektronicznych

Organizacja zdalnego zgromadzenia

Pandemia COVID-19 bez wątpienia wpłynęła na nasze codzienne życie zarówno prywatne jak i zawodowe. Z dnia na dzień osobiste spotkania, trzeba było zamienić na formę zdalną. Dotyczy to nie tylko spotkań jakich doświadczaliśmy w codziennym życiu ale również większych cyklicznych zgromadzeń członków, fanów, klubowiczów czy kibiców. Pandemia zmusiła do odwołania lub przełożenia różnego rodzaju zjazdów w stowarzyszeniach, czy posiedzeń w organizacjach biznesowych.

Z dnia na dzień bardzo popularne stały się spotkania i zgromadzenia realizowane za pośrednictwem połączeń teleinformatycznych. Wideokonferencje nie są niczym nowym, jednak ich popularność diametralnie wzrosła, w momencie pojawienia się wirusa. Dla części osób praca zdalna oraz codzienna komunikacja za pośrednictwem Internetu, była rzeczą całkowicie nową. Wraz z nią pojawiły się nowe możliwości oraz problemy. Pracując z domu mamy większą elastyczność w podziale czasu pomiędzy sprawy prywatne i służbowe. Z drugiej strony, jeżeli biuro jest w domu, to kiedy tak na prawdę wychodzimy z pracy?

głosowania podczas obrad zdalnych
głosowania elektroniczne

Biorąc pod uwagę aktualny rozwój nowoczesnych technologii, wybuch pandemii nie wpływa na społeczeństwo tak bardzo, jak wpływałaby choćby w czasach kiedy dostęp do Internetu oraz narzędzi teleinformatycznych nie był tak powszechny. Pomimo, iż większość aktywności dość sprawnie przeniosła się do formy elektronicznej, pojawiły się inne niedostrzegane wcześniej problemy. O ile zdalna komunikacja pomiędzy dwiema lub trzema osobami jest prosta w realizacji, to przy spotkaniach większej liczby osób pojawiają się dodatkowe aspekty, o których trzeba pamiętać.

Jedną z takich sytuacji jest elektroniczna obsługa wydarzeń, która jest stosowana na potrzeby: obrad, zgromadzeń, zjazdów lub innych spotkań wymagających udziału wielu osób. Część organizacji funkcjonuje w trybie spotkań cyklicznych, gdzie: zarząd, rada, komisja, delegaci, zespół czy grupa innych osób, spotyka się w określonych odstępach czasu, w celu podjęcia ważnych decyzji. Od tych decyzji często zależy strategia i dalsze funkcjonowanie organizacji, a obecna sytuacja znacząco utrudnia takie spotkania. Powstaje zatem pytanie jak prawidłowo zorganizować zgromadzenie w trybie zdalnym?

Organizacja obrad większej grupy osób w trybie zdalnym jest jak najbardziej możliwa. Większość z nas przyzwyczaiła się już do korzystania z narzędzi zdalnej komunikacji, w związku z tym zaplanowanie i realizacja wirtualnego wydarzenia jest łatwiejsze niż przed pandemią. Należy mieć na uwadze, że powodzenie wydarzenia w dużej mierze zależy od jego wcześniejszego przygotowania. Im więcej czasu zostanie poświęcone na przygotowanie procedur i instrukcji dla delegatów czy członków zgromadzenia, tym sprawniej przebiegnie samo wydarzenie. Bardzo istotna staje się również rola przewodniczącego, który teraz nie tylko prowadzi część merytoryczną obrad ale również musi mieć wzgląd na aspekty techniczne. Chodzi tutaj głównie o udzielanie głosu uczestnikom, pilnowanie porządku obrad oraz zarządzanie i prowadzenie głosowań w formie zdalnej. To właśnie głosowania elektroniczne są nieodzownym i najtrudniejszym do przeprowadzenia elementem zgromadzeń prowadzonych w formie zdalnej.

wybory w formie zdalnej

Organizatorzy często popełniają błąd, realizując głosowania elektroniczne z wykorzystaniem narzędzi do wideokonferencji. Narzędzia te doskonale sprawdzają się w transmisji obrazu i dźwięku, które mogą być wykorzystywane do zdalnej prezentacji, czy dyskusji zgromadzonych osób. Nie są jednak przystosowane do realizacji tak ważnych procedur jakimi są głosowania zdalne. Narzędzia do połączeń audio-wideo posiadają co prawda funkcję ankiet, którą organizatorzy próbują wykorzystywać do realizacji głosowań, jednak w praktyce to narzędzie nie nadaje się do prowadzenia jawnych czy tajnych głosowań elektronicznych. Największym zagrożeniem jest tutaj brak kontroli nad uprawnieniami do oddania głosu oraz weryfikacji głosującego. Funkcje ankietowe mogą być wykorzystane do szybkiego i bardzo ogólnego badania rozkładu preferencji uczestników spotkania, ale nie do oficjalnych głosowań.

system do głosowań elektronicznych

Realizacja tajnych głosowań elektronicznych z wykorzystaniem systemu ankiet jest jeszcze większym błędem, ponieważ tajność tego głosowania jest tylko pozorna. Na pierwszy rzut oka nie ma możliwości sprawdzenia jak głosowali uczestnicy. Niestety po pobraniu wyników do arkusza kalkulacyjnego czy innego pliku, wszystkie rzekomo „tajne” informacje są dostępne jak na dłoni. Zastosowanie ankiet do głosowań zdalnych, może prowadzić do podważenia wyników wyborów, potrzeby ich powtórzenia oraz zamieszania związanego z unieważnieniem podjętych już decyzji. Dlatego organizując zdalne zgromadzenia czy posiedzenia, na których podejmowane są decyzje w drodze wyborów gdzie głosy oddawane są elektronicznie, należy pamiętać o zapewnieniu odpowiedniego systemu do głosowań zdalnych. Wykorzystując odpowiedni system do głosowań, organizatorzy mogą przygotować i przeprowadzić wybory w formie elektronicznej w prosty i szybki sposób, nie narażając się na nieprawidłowości natury formalnej. Systemy do głosowań weryfikują uprawnienia osób głosujących, automatyzują obliczanie wyników i kontrolują poprawność oddawania głosów. Skorzystanie z dedykowanych systemów do organizacji zdalnych głosowań jest dojrzała decyzją. Próba wykorzystania narzędzi, które nie spełniają podstawowych założeń do tego typu działań jest nieodpowiedzialne i może przysporzyć organizatorom wielu problemów.

arrow-up icon